Guide du financement des factures fournisseurs

90 jours pour payer une facture ? C’est encore la réalité pour de nombreuses entreprises. Pourtant, ces délais fragilisent vos fournisseurs et mettent en péril votre chaîne d’approvisionnement. 

Le schéma est assez classique. Une mauvaise gestion des factures fournisseurs, qui entraîne des pénalités de retards, ce qui impacte la stabilité financière de l’entreprise, et ce à plusieurs niveaux. 

• Directions Achats : des délais de paiement trop longs fragilisent vos relations fournisseurs et compliquent la mise en place d’achats responsables.
• Directions Finance : les retards de paiement entraînent des tensions sur la trésorerie et exposent l’entreprise à des risques de non-conformité.
• Départements Métiers : une mauvaise gestion des factures complexifie la gestion quotidienne des prestataires et ralentit les projets.

Allongement des délais de paiement, tensions sur les liquidités, détérioration des relations commerciales. Pour éviter ce cercle vicieux et garantir la continuité de vos activités, respecter les règles de facturation ne suffit pas ! Des solutions de financement adaptées deviennent indispensables.

Quelles sont les règles de facturation fournisseur ?

Les particularités des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs, qu’est-ce que c’est exactement ? Ce sont ces documents comptables officiels qui concrétisent chaque transaction entre votre entreprise et vos fournisseurs.

Pourquoi sont-elles si particulières ? Contrairement aux factures clients qui représentent de l’argent à recevoir, les factures fournisseurs sont des dettes que vous devez honorer dans un délai précis. Leur impact est direct sur votre trésorerie et votre gestion des achats.

Le parcours d’une facture fournisseur dans votre entreprise ressemble souvent à un véritable relais :

• D’abord, le service achats vérifie que tout correspond bien à la commande passée
• Ensuite, le service comptable s’assure que toutes les mentions légales sont présentes
• Enfin, la direction financière valide la cohérence avec le budget prévu

Ce circuit d’approbation n’est pas là par hasard : il sécurise vos paiements et réduit considérablement les risques d’erreurs ou de fraudes.

Les obligations de la facturation fournisseur

La facturation fournisseur est soumise à un cadre réglementaire strict en France. Chaque facture doit comporter certaines mentions obligatoires :

• Date et numéro de facture
• Identité des parties (nom, adresse, numéro SIRET, TVA intracommunautaire, etc.)
• Désignation des produits ou services fournis
• Montants HT, TVA et TTC
• Conditions de paiement et délais applicables

La réglementation impose également des délais de paiement fournisseurs précis :

• 60 jours à compter de l’émission de la facture
• 45 jours fin de mois dans certains cas spécifiques

En cas de retard de paiement, des pénalités financières et des sanctions administratives peuvent être appliquées.

Par ailleurs, la dématérialisation des factures est progressivement devenue une obligation légale avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises soumises à la TVA. Cette mesure vise à simplifier les processus, améliorer la traçabilité et lutter contre la fraude fiscale. Plus d’informations sont disponibles ici : Ordonnance n° 2021-1190.

Quels sont les enjeux du financement des factures fournisseurs ? 

Un bon financement des factures fournisseurs n’est pas juste une question comptable : c’est un pilier pour la stabilité financière de votre entreprise. Mais quels sont vraiment les enjeux selon votre département ?

Le financement des factures fournisseurs pour la Direction des achats

Pour la Direction Achats, financer intelligemment vos factures fournisseurs devient un véritable levier stratégique. Il permet de renforcer les relations avec vos partenaires actuels et d’attirer les meilleurs nouveaux fournisseurs.

C’est aussi une solution directe pour atteindre cet objectif cher aux directions achats : l’optimisation des coûts. Comment ? Grâce à des solutions d’embedded finance comme Aria qui facilitent le paiement anticipé.

Un atout majeur dans cette stratégie ? La certification RFAR (Relations Fournisseurs et Achats Responsables). Ce label, délivré par le Médiateur des entreprises et le Conseil National des Achats en France, reconnaît les entreprises qui adoptent des pratiques d’achats véritablement responsables.

L’obtenir, c’est non seulement renforcer ses relations fournisseurs mais aussi améliorer l’attractivité de l’entreprise. La certification RFAR permet contribue aussi à sécuriser la chaîne d’approvisionnement et à inscrire l’entreprise dans une démarche RSE valorisée par les partenaires et investisseurs.

Le financement des factures fournisseurs pour la Direction des finances

Du côté de la Direction Finance, une gestion efficace des paiements améliore votre BFR sans impact sur votre trésorerie. Elle vous offre aussi une flexibilité précieuse dans le pilotage de vos décaissements.

Autre avantage non négligeable : éviter les amendes salées de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) , qui peuvent atteindre jusqu’à 4 millions d’euros ! Cet organisme public français, rattaché au ministère de l’Économie, veille rigoureusement au respect des règles de concurrence et à la régulation des pratiques commerciales.

Adopter une approche optimisée du financement de vos factures n’est donc pas une option : c’est un objectif essentiel qui garantit la pérennité et la compétitivité de votre entreprise.

Une gestion optimisée pour une meilleure trésorerie

Optimiser le financement de vos factures, c’est éviter les blocages de trésorerie. En organisant un calendrier de paiement structuré et en utilisant des solutions de financement adaptées vous préservez votre capacité à investir et à vous développer.

Un levier stratégique pour la relation fournisseurs

Les relations avec les fournisseurs jouent un rôle clé dans la stratégie d’une entreprise. Les relations avec vos fournisseurs sont un élément clé de votre stratégie. Respecter les délais de paiement vous permet de :

• Renforcer la confiance et la fiabilité avec vos partenaires
• Bénéficier de conditions tarifaires avantageuses
• Améliorer la flexibilité de vos approvisionnements

À l’inverse, des retards systématiques fragilisent ces relations et mettent en péril la continuité de vos opérations.

Réduire les risques de litiges et d’amendes

Une mauvaise gestion des factures vous expose à des risques de contentieux et à des pénalités de retard. Mettre en place des solutions de financement efficaces permet de réduire ces risques et d’améliorer la visibilité sur vos flux financiers.

Comment Aria accompagne les entreprises dans le financement des factures fournisseurs ?

Et si on vous disait qu’il existe une solution pour payer vos fournisseurs sans impacter votre trésorerie ? C’est exactement ce qu’on a développé chez Aria.

Notre infrastructure de paiement va bien au-delà d’une simple solution de financement. On fluidifie votre gestion en nous connectant directement à vos écosystèmes financiers.

C’est ça, l’embedded finance ! En l’adoptant avec Aria, vous optimisez vos cycles de paiement tout en créant des relations commerciales plus solides et durables.

Solutions proposées par Aria

Notre solution permet à votre entreprise de traiter les factures fournisseurs grâce au paiement anticipé. Le principe ? Vos fournisseurs reçoivent leur paiement immédiatement après l’émission de la facture, sans que votre trésorerie ne soit impactée.

Simple, efficace et stratégique : vous renforcez la stabilité financière de vos partenaires. Cette approche se décline en deux options complémentaires :

A – L’affacturage inversé :

• Une institution financière paie vos fournisseurs à votre place
• Vous réglez ensuite le montant à une date qui vous convient
• Résultat ? Des paiements rapides pour eux, une gestion optimisée de vos liquidités pour vous

B – L’escompte dynamique :

• Réglez les factures plus tôt en échange de réductions négociées
• Votre entreprise réduit ses coûts d’achat
• Vos fournisseurs améliorent leur cash-flow

Avec les solutions Aria, vous alliez efficacité, souplesse et sécurité dans la gestion de vos paiements fournisseurs. Sans compromis.

Pour conclure

Le financement des factures fournisseurs n’est pas un sujet secondaire – c’est un enjeu stratégique majeur pour votre entreprise. Une approche proactive et des solutions adaptées vous permettent de transformer cette contrainte en avantage compétitif :

• Votre trésorerie respire et gagne en agilité
• Vos relations fournisseurs se renforcent et se pérennisent
• Votre stratégie financière globale s’optimise

En intégrant des solutions d’embedded finance comme celles proposées par Aria, vous sécurisez vos paiements fournisseurs et gagnez cette flexibilité financière tant recherchée.